Wie mache ich eine Personalumfrage?
Die 7 wichtigsten Grundfragen zu Methodik und Organisation

Referat von Dr. Rolf Schoch

Unsere Erfahrungen mit mehr als einem Dutzend Personalumfragen im Auftrag von Industrie- und Dienstleistungsunternehmungen zeigen, dass immer wieder die folgenden, generellen und wichtigen Grundfragen gestellt, diskutiert und Entscheide darüber getroffen werden müssen. Sie betreffen Zielsetzung, Methodik, Organisation und Durchführung sowie Auswertung einer Personalumfrage.

1. WARUM wird befragt?

Welches sind Motive und Ziele der Umfrage? Je nach Unternehmung stehen jeweils eine oder mehrere der folgenden generellen Funktionen im Vordergrund: Diagnose-Funktion, Controlling-Funktion, Therapie-Funktion, psychologische "Ventilfunktion".

2. WER wird befragt?

Die in die Umfrage einzubeziehenden Standorte, Organisationseinheiten und Mitarbeiterkategorien müssen genau definiert und abgegrenzt werden. Vor allem muss entschieden werden, ob die Gesamtheit aller Mitarbeitenden oder nur eine Teilmenge davon befragt, ob also eine Vollerhebung oder eine Stichprobenerhebung durchgeführt werden soll. Wie gross soll oder muss gegebenenfalls die Stichprobe sein? Müssen die Ergebnisse repräsentativ für die Grundgesamtheit sein oder nicht?

3. WAS wird gefragt?

Inhalt und Gegenstand der Befragung, das heisst die Themen im Fragebogen, hängen ab von der Problemstellung und Zielsetzung sowie den Bedürfnissen und Prioritäten im Einzelfall. Je nach Unternehmung wird das Schwergewicht der Umfrage beispielsweise auf der Arbeits- und Lohnzufriedenheit der Mitarbeitenden und/oder auf Information und Kommunikation, Aus- und Weiterbildung, Betriebsklima und zwischenmenschlichen, Führungsstil und -verhalten der Vorgesetzten, Unternehmungskultur und Leitbild liegen.

4. WIE wird befragt?

Zu entscheiden ist über Befragungsmethoden, Fragebogenkonstruktion und Frageformulierung. sowie die praktische, zeitliche und örtliche Durchführung der Umfrage. Dies st abhängig von der Art der gewünschten Umfragedaten sowie den verfügbaren finanziellen und personellen Mitteln. Zur Auswahl stehen neben Gruppendiskussionen Einzelbefragungen in Form mündlicher, schriftliche, Telefon- oder Online-Umfragen im Intranet. Entscheidend ist, dass die Methode oder Methodenkombination dem Untersuchungsziel und den Ressourcen angemessen ist und dass sie gültige und zuverlässige Ergebnisse liefert.

5 WER besorgt die Durchführung und Auswertung?

Bei jeder Personalumfrage stellen sich die Fragen nach "Make" oder "Buy", "Outsourcing" oder "Selbermachen" - für beides gibt es gute Argumente, die es abzuwägen gilt -sowie nach Projektorganisation und -management. Zweckmässig ist in jedem Fall die Einsetzung einer internen Projektleitung unter Einbezug der Personalabteilung sowie, in grösseren Unternehmungen, eventuell einer speziellen Projektarbeitsgruppe. Im Falle einer Zusammenarbeit mit einem neutralen, externen Forschungsinstitut empfiehlt sich eine Projektabwicklung und Arbeitsteilung gemäss detailliertem schriftlichem Aufgaben- und Terminplan.

6. Wie werden die ERGEBNISSE der Umfrage behandelt?

Um die Vertraulichkeit und Anonymität der Antworten zu gewährleisten, bleiben die ausgefüllten Fragebogen am besten bei einer neutralen externen Stelle eine Zeit lang aufbewahrt und werden nachher vernichtet. Die Unternehmung selbst erhält keine ausgefüllten Fragebogen. Es werden nur statistische Gesamtauswertungen mit Computer, jedoch keine Aussagen über individuelle einzelne Mitarbeitende gemacht.

7. "DANACH" - was geschieht nach Abschluss der Umfrage?

Die einzelnen Arbeitsschritte in der Projektphase der Datenauswertung umfassen: Eingangskontrolle aller Fragebogen, eventuell Kodierung der offenen Fragen, Datenerfassung auf Datenträger, statistische Datenauswertung mit Computer (Tabellierung), Erstellen des Tabellenbandes, Schreiben des Forschungsberichtes, Präsentation der Hauptergebnisse für Kader und Mitarbeiter, anschliessend Erarbeitung und Implementierung von Massnahmen- und Aktionsplänen, periodische Wiederholung der Umfrage als Erfolgskontrollen, neuer Zyklus 1-7.